Aus­schreibungen prüfen

Der Flow bereitet die Entscheidung vor und stößt bei Go die Angebotsarbeit an: Anforderungen, Fristen und geforderte Nachweise stehen strukturiert im CRM. Das Angebot selbst verantwortet euer Team – Kalkulation und Unterlagen lassen sich als eigene Flows ergänzen.

Aus dem, was ihr heute schon nutzt: Benachrichtigungen von Vergabeplattformen oder Ausschreibungsdiensten per E-Mail, heruntergeladene Unterlagen als Upload oder direkte Einladungen von Auftraggebern. Neue Unterlagen zu einem Verfahren werden demselben Vorgang zugeordnet.

Der Flow liest die Vergabeunterlagen und prüft zuerst die K.-o.-Kriterien: Ist ein Musskriterium nicht erfüllt, steht das ganz oben. Dann folgen Eignungsprüfung, Losprüfung und der Leistungsabgleich mit deinem Angebot. Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung werden ausgewertet, damit du siehst, worauf es ankommt. Die Bid-/No-Bid-Entscheidung triffst du – mit allen Fakten auf einen Blick.

Die Nachweisprüfung zeigt, welche Nachweise gefordert sind und ob ein Referenznachweis fehlt oder ein Nachweis abgelaufen ist. Die Fristenkontrolle umfasst Abgabefrist, Frist für Bieterfragen, Nachforderungsfrist, Angebotsbindung und Zuschlagsfrist. Eine geänderte Abgabefrist und andere Änderungen der Vergabeunterlagen werden abgeglichen und gemeldet.

Ja. Vertragsbedingungen werden auf Abweichungen von deinen Standards geprüft, Bieterangaben und widersprüchliche Leistungspositionen markiert. Bei Nebenangeboten prüft der Flow, ob sie überhaupt zugelassen sind. Vor der Abgabe läuft eine Vollständigkeitskontrolle, die Angebotsfreigabe bleibt bei dir. Eine verbindliche vergaberechtliche Bewertung ersetzt das nicht.

Ja. Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format liest der Flow samt den Bieterlücken, die du ausfüllen musst – für Bauausschreibungen in Österreich auch nach ÖNORM A 2063. EU-Bekanntmachungen im eForms-Format filtert der Flow über den CPV-Code nach deinen Leistungen. Eignungs- und Zuschlagskriterien bewertet er dabei getrennt von der technischen Erfüllung.

Dafür ist der Flow gebaut. Jeder gelesene Wert bleibt mit dem Originalbeleg verbunden, und Prüfregeln gleichen ihn mit deinem ERP ab. Bei Abweichungen, fehlenden Daten oder unklaren Zuordnungen entsteht eine Aufgabe für die zuständige Person – mit Beleg, Vergleich und Entscheidungsoptionen. Danach läuft der Vorgang an derselben Stelle weiter. Werte, die nicht im Beleg stehen, werden nie erfunden.

Du entscheidest: in der XFLOWLY Cloud auf einer eigenen virtuellen Maschine bei Google Cloud in Frankfurt – oder auf deinem eigenen Server (On-Premises) unter Windows oder Linux. Gespeicherte Daten sind mit AES-256 verschlüsselt, Zugangsdaten zu deinen Systemen zusätzlich in einem eigenen Secret-Vault. Alle Details stehen im Sicherheits-Factsheet auf der Plattformseite.

Einfach: Nach drei Monaten Mindestlaufzeit ist XFLOWLY monatlich kündbar, mit 14 Tagen Frist. Wenn du XFLOWLY beendest, stellen wir einen vollständigen Export bereit – Dokumente, Ergebnisse und deine Flow-Definitionen in maschinenlesbaren Formaten, 30 Tage abrufbar und ohne Zusatzkosten. Danach wird deine Umgebung gelöscht.