Ausgangs­rechnungen

Wenn die Leistung erbracht ist: nach Lieferung, Montage oder per Zeitplan. Der Flow führt Auftrag, Lieferung und Leistungsnachweis zusammen und prüft, ob alles fakturierbar ist.

Standardfälle gehen direkt raus. Fehlende Nachweise, abweichende Preise oder Sonderkonditionen landen vorher bei der Buchhaltung.

Die Rechnungsmerkmalsprüfung stellt sicher, dass keine Pflichtangabe fehlt. Dazu kommen die Rechnungsnummernprüfung im richtigen Nummernkreis, die Summen- und Rundungsprüfung, Steuersatz- und Reverse-Charge-Prüfung sowie die UID-/USt-IdNr.-Prüfung bei EU-Kunden. Bestellreferenz und Empfängerreferenz werden geprüft, damit die Rechnung nicht als Rechnungsrückläufer zurückkommt – etwa weil die Bestellreferenz fehlt oder der Rechnungsempfänger falsch ist.

Über den Leistungsnachweisabgleich: Jede Position braucht einen Nachweis und wird gegen bereits Fakturiertes geprüft – ist die Leistung bereits abgerechnet, stoppt der Flow. Bei Projekten gleicht er Anzahlungen ab und prüft die Schlussrechnung, damit keine Anzahlung doppelt abgezogen wird. Die Fakturafreigabe läuft nach deinen Regeln: Standardfälle gehen direkt raus, Auffälliges legt dir der Flow vor.

Ja. Der Flow erstellt E-Rechnungen nach EN 16931 – XRechnung, ZUGFeRD oder in Österreich ebInterface – und prüft sie vor dem Versand auf Schema und Geschäftsregeln. Für öffentliche Empfänger in Deutschland setzt er die Leitweg-ID, übermittelt wird auf Wunsch über Peppol. Ist das XML nicht valide, geht nichts raus; das Validierungsprotokoll liegt am Vorgang.

Nein. Eine valide Datei belegt nur das Format, nicht die sachliche oder steuerliche Richtigkeit. Deshalb trennt der Flow drei Dinge: technische Validierung, steuerliche Prüfung – Steuersatz, Reverse Charge, UID-Bestätigung im EU-Geschäft – und die Leistungsfreigabe. Fällt danach ein Fehler auf, bereitet der Flow den Korrekturbeleg zur Freigabe vor; die Versandfreigabe gibt es erst, wenn alles passt.

Dafür ist der Flow gebaut. Jeder gelesene Wert bleibt mit dem Originalbeleg verbunden, und Prüfregeln gleichen ihn mit deinem ERP ab. Bei Abweichungen, fehlenden Daten oder unklaren Zuordnungen entsteht eine Aufgabe für die zuständige Person – mit Beleg, Vergleich und Entscheidungsoptionen. Danach läuft der Vorgang an derselben Stelle weiter. Werte, die nicht im Beleg stehen, werden nie erfunden.

Du entscheidest: in der XFLOWLY Cloud auf einer eigenen virtuellen Maschine bei Google Cloud in Frankfurt – oder auf deinem eigenen Server (On-Premises) unter Windows oder Linux. Gespeicherte Daten sind mit AES-256 verschlüsselt, Zugangsdaten zu deinen Systemen zusätzlich in einem eigenen Secret-Vault. Alle Details stehen im Sicherheits-Factsheet auf der Plattformseite.

Einfach: Nach drei Monaten Mindestlaufzeit ist XFLOWLY monatlich kündbar, mit 14 Tagen Frist. Wenn du XFLOWLY beendest, stellen wir einen vollständigen Export bereit – Dokumente, Ergebnisse und deine Flow-Definitionen in maschinenlesbaren Formaten, 30 Tage abrufbar und ohne Zusatzkosten. Danach wird deine Umgebung gelöscht.