Reisekosten & Spesen

Nein. Belege kommen als Foto per E-Mail, als Upload oder als weitergeleitete Buchungsbestätigung. Der Flow ordnet sie der richtigen Reise und Person zu.

Ja, nach den Sätzen, die du hinterlegst: in Deutschland etwa die Verpflegungspauschale, in Österreich Diäten, Nächtigungsgeld und Kilometergeld. Ist das Frühstück im Hotelpreis enthalten, wird die Pauschale gekürzt. Ändern sich die Sätze, passt du sie an einer Stelle an; der Flow rechnet ab dann damit. Interne Erstattungsregeln, steuerliche Behandlung und Beleganforderungen bleiben dabei getrennt.

Die Reiserichtlinienprüfung mit deinen Höchstbeträgen, die Belegpflichtprüfung und die Erstattungsfähigkeit jeder Position. Dazu die Reisezeit- und Abwesenheitsprüfung, den Pauschalenabgleich mit Mahlzeitenkürzung, die Kilometernachweisprüfung, die Fremdwährungsumrechnung und die Kostenstellenprüfung. Fehlt ein Beleg, geht eine Belegnachforderung an die Person, die abrechnet.

Die Belegdublettenprüfung schaut nicht nur in eine Abrechnung: Die mitarbeiterübergreifende Dublettenkontrolle findet auch den gleichen Beleg von zwei Mitarbeitern, etwa bei einem gemeinsamen Essen. Der Firmenkreditkartenabgleich erkennt, wenn Firmenkarte und Barauslage doppelt abgerechnet wurden, die Vorschussverrechnung, wenn ein Vorschuss nicht verrechnet ist.

Bei Bewirtungen prüft der Flow Anlass und Teilnehmer; fehlen Bewirtungsteilnehmer, fragt er nach. Privatanteile werden herausgerechnet, ein abweichender Wechselkurs markiert. Was über deinen Höchstbeträgen liegt, braucht eine Ausnahmegenehmigung – die Genehmigungsroute legst du fest.

Dafür ist der Flow gebaut. Jeder gelesene Wert bleibt mit dem Originalbeleg verbunden, und Prüfregeln gleichen ihn mit deinem ERP ab. Bei Abweichungen, fehlenden Daten oder unklaren Zuordnungen entsteht eine Aufgabe für die zuständige Person – mit Beleg, Vergleich und Entscheidungsoptionen. Danach läuft der Vorgang an derselben Stelle weiter. Werte, die nicht im Beleg stehen, werden nie erfunden.

Du entscheidest: in der XFLOWLY Cloud auf einer eigenen virtuellen Maschine bei Google Cloud in Frankfurt – oder auf deinem eigenen Server (On-Premises) unter Windows oder Linux. Gespeicherte Daten sind mit AES-256 verschlüsselt, Zugangsdaten zu deinen Systemen zusätzlich in einem eigenen Secret-Vault. Alle Details stehen im Sicherheits-Factsheet auf der Plattformseite.

Einfach: Nach drei Monaten Mindestlaufzeit ist XFLOWLY monatlich kündbar, mit 14 Tagen Frist. Wenn du XFLOWLY beendest, stellen wir einen vollständigen Export bereit – Dokumente, Ergebnisse und deine Flow-Definitionen in maschinenlesbaren Formaten, 30 Tage abrufbar und ohne Zusatzkosten. Danach wird deine Umgebung gelöscht.