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Mahnungen klären

Mahnungen klären sich, bevor sie eskalieren.

Lieferantenmahnungen erkennen, mit offenen Posten und Zahlungen abgleichen und beantworten.

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30 Min. · kostenlos · ohne Vorbereitung

  • Kommt reinE-Mail
  • Du entscheidest beiStrittiger Fall
  • Landet inBuchhaltung
Vorher → Nachher · Mahnungen klären

Heute: viel Handarbeit.

  • Mahnungen landen im allgemeinen Postfach und bleiben liegen.
  • Für jede Mahnung suchst du Rechnung und Zahlungsstatus zusammen.
  • Bereits bezahlte Posten werden trotzdem gemahnt – und niemand antwortet.
  1. Mahnung kommt per BriefPost geöffnet, abgestempelt und in die Umlaufmappe gelegt von Hand
  2. Welche Rechnung war das?Rechnungsnummer im Ordner, im Postfach und im ERP gesucht von Hand
  3. Kontoauszug durchblätternZahlung im Kontoauszug gesucht, Zeile mit Textmarker markiert von Hand
  4. Rundruf durchs Büro„Wer hat die freigegeben?“ – die Antwort kommt nach dem Urlaub von Hand
  5. Antwort tippen, Kopie abheftenAntwort an den Lieferanten getippt, ausgedruckt, Kopie in den Ordner von Hand

Beispiel: Mahnung MA-2026-0091 von Alpenstahl GmbH – wartet im Postfach

Individuell

Beschreiben statt programmieren.

So baut der XFLOWLY Agent den Flow „Mahnungen klären“ – im Gespräch, getestet mit einem Beispielbeleg. Deine Regeln, deine Systeme.

Mahnungen klärenEntwurfÜbersichtSonderfälle
Anweisungen
Der Flow entsteht, während du beschreibst.

Beispiel mit synthetischen Daten – im Gespräch zeigen wir es an deinem eigenen Beleg.

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Deine Systeme

Arbeitet mit dem, was du schon hast.

Von SAP bis zur Excel-Liste: XFLOWLY dockt an deine Systeme an und ersetzt keines. Hervorgehoben sind die, die bei Lieferantenmahnungen typischerweise mitspielen.

S/4HANAECC / R/3Business OneBusiness CentralDynamics 365Navisionabas ERPproALPHAInforOracleOdooweclappXentralWawiSage
DATEVNTCSLexwareRZLDiamantSalesforceHubSpotPipedriveShopwareShopifyMagentoDocuWared.velopELOM-Files
SharePointOneDriveOutlookExchangeTeamsGmailExcelGoogle SheetsServiceNowJiraZendeskFreshdeskPersonioSuccessFactors

Und alles ohne großen Namen:CAQ-SystemMESZeiterfassungLohnsoftwareREST & ODataSQL-DatenbankSFTP & NetzlaufwerkPortal ohne APIEigenbau

Dein System ist nicht dabei? XFLOWLY dockt trotzdem an – per Schnittstelle, Datenbank, Datei oder direkt über die Oberfläche. Ersetzt wird nichts.

Anbindung im Gespräch prüfen
Erfahrung eingebaut

Typische Herausforderungen – von Anfang an eingeplant.

Was bei Lieferantenmahnungen im Alltag gern schiefgeht, kennen wir aus der Praxis. Der Flow fängt es ab.

Inhalt & Abweichungen

Die gemahnte Rechnung ist längst bezahlt.

So fängt es der Flow ab

Zahlungsdatum und Referenz werden für die Antwort an den Lieferanten direkt mitgeliefert.

Was der Flow abdeckt

  • Mahnungen erkennen, Lieferant, Rechnung, Betrag, Mahnstufe und Frist extrahieren
  • Rechnung, offenen Posten und Zahlungsausgang im Kreditorenkonto finden
  • Bezahlte, geplante, gesperrte, unbekannte und strittige Fälle unterscheiden
  • Fälle an Buchhaltung oder Einkauf leiten
  • Antwort mit Zahlungsavis oder Bitte um Rechnungskopie vorbereiten
Beispiel aus der Praxis · Baustoffhandel

Lieferantenmahnungen sind am nächsten Tag beantwortet – mit Zahlungsnachweis, bevor eine Liefersperre droht.

  • Baustoffhandel
  • Baustoff-Fachhändler
  • ≈ 320 Mitarbeitende
  • 8 Standorte
  • ≈ 220 Mahnungen pro Monat

  1. 1Ausgangslage

    Mahnungen kamen an alle acht Standorte und an die Zentrale. Für jede suchte die Buchhaltung Rechnung, Zahlung und Sperrgrund zusammen; strittige Fälle blieben liegen, bis ein Lieferant mit einer Liefersperre drohte.

  2. 2Umsetzung

    • Mahnungen werden erkannt – auch als Kontoauszug oder Zahlungserinnerung – und der gemahnten Rechnung zugeordnet.
    • Zahlungsstatus, Zahlungsdatum und Sperrgrund kommen direkt aus Dynamics 365.
    • Bezahlte Rechnungen werden mit Zahlungsnachweis beantwortet, fehlende Rechnungen als Kopie angefordert.
    • Strittige Fälle gehen mit allen Unterlagen an den zuständigen Standort; die Antwort ist vorbereitet.

    AngebundenDynamics 365Outlook

  3. 3Ergebnis

    • ≈ 65 %laufen ohne manuellen Eingriff durch
    • ≈ 35 Std.weniger Handarbeit pro Monat
    • 1 statt 9 Tagebis zur Antwort an den Lieferanten

    Zeitgewinn gerechnet mit 15 Min. Handarbeit pro Vorgang vorher.

ProjektverlaufLive nach 4 Wochen

  1. Woche 1WorkshopAntwortvorlagen und Zuständigkeiten je Standort festgelegt.
  2. Wochen 2–3Test mit echten BelegenMahnungen aus zwei Monaten nachträglich durchlaufen lassen.
  3. ab Woche 4LiveLive für die Zentrale und alle Standorte.
Gut zu wissen

Typische Fragen zu Lieferantenmahnungen.

Rainer GruberAlexander TraxlerReinhard SchnetzingerDeine Frage ist nicht dabei?

Frag direkt das Gründerteam – im Gespräch oder kurz per E-Mail.

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office@xflowly.com

Er liest Zahlungen und offene Posten direkt aus eurer Buchhaltung und gleicht sie mit der gemahnten Rechnung ab – inklusive Skonto und Gutschriften.

Nur wenn ihr das wollt. Standardmäßig bereitet der Flow die Antwort vor; strittige Fälle entscheidet immer die Buchhaltung.

Der Flow sucht die gemahnte Rechnung in deiner Offene-Posten-Liste (OP-Abgleich) und prüft Rechnungsstatus, Fälligkeit und Zahlungssperre. Der Zahlungsabgleich findet Zahlungen – auch Teilzahlungen und Sammelzahlungen –, der Gutschriftenabgleich offene Gutschriften. Dazu kommen der Mahnstufenabgleich und die Prüfung von Mahngebühren. Fehlt die Rechnung bei dir, fordert der Flow sie beim Lieferanten an.

Dann bereitet der Flow die Antwort mit Zahlungsnachweis bzw. Zahlungsavis und Ausgleichsbeleg vor. Den typischen Grund findet er gleich mit: eine nicht zugeordnete Zahlung beim Lieferanten, eine abweichende Rechnungsreferenz, ein Skontoabzug oder eine Gutschrift, die noch offen ist. Ein strittiger Restbetrag oder eine gesperrte Rechnung geht mit Klärungsvermerk an die Buchhaltung.

Ja. Schickt der Lieferant einen Kontoauszug, gleicht der Flow ihn mit deinem Kreditorenkonto ab (Saldenabgleich) und zeigt jede Differenz mit Beleg. Die Klärung der Restbeträge läuft mit Wiedervorlage, bis die Kontoabstimmung aufgeht.

Nein. Dieser Use Case behandelt eingehende Mahnungen deiner Lieferanten. Mahnläufe und Mahnsperren im eigenen Debitorenmahnwesen sind ein eigener Prozess – dafür setzen wir bei Bedarf einen eigenen Flow auf.

Dafür ist der Flow gebaut. Jeder gelesene Wert bleibt mit dem Originalbeleg verbunden, und Prüfregeln gleichen ihn mit deinem ERP ab. Bei Abweichungen, fehlenden Daten oder unklaren Zuordnungen entsteht eine Aufgabe für die zuständige Person – mit Beleg, Vergleich und Entscheidungsoptionen. Danach läuft der Vorgang an derselben Stelle weiter. Werte, die nicht im Beleg stehen, werden nie erfunden.

Du entscheidest: in der XFLOWLY Cloud auf einer eigenen virtuellen Maschine bei Google Cloud in Frankfurt – oder auf deinem eigenen Server (On-Premises) unter Windows oder Linux. Gespeicherte Daten sind mit AES-256 verschlüsselt, Zugangsdaten zu deinen Systemen zusätzlich in einem eigenen Secret-Vault. Alle Details stehen im Sicherheits-Factsheet auf der Plattformseite.

Einfach: Nach drei Monaten Mindestlaufzeit ist XFLOWLY monatlich kündbar, mit 14 Tagen Frist. Wenn du XFLOWLY beendest, stellen wir einen vollständigen Export bereit – Dokumente, Ergebnisse und deine Flow-Definitionen in maschinenlesbaren Formaten, 30 Tage abrufbar und ohne Zusatzkosten. Danach wird deine Umgebung gelöscht.

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Weitere Use Cases

EingangsrechnungenRechnungen erfassen, mit Bestellung und Wareneingang abgleichen, freigeben und buchen.Einkaufspost sortierenGemischte Einkaufsdokumente erkennen, trennen und in den richtigen Folgeprozess leiten.AuftragsbestätigungenLieferanten-ABs mit Bestellungen vergleichen – Preise, Mengen und Termine.

Prozesse, die sich selbst erledigen.

Ein Gespräch, dein echter Prozess, keine Vorarbeit. Danach weißt du, was XFLOWLY in deinem Unternehmen leisten kann.

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