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Stunden- & Leistungs­nachweise

Stundenzettel von der Baustelle landen direkt im Projekt – ohne Abtippen.

Stundenzettel und Regieberichte erfassen – auch handschriftlich –, Projekten zuordnen und an Abrechnung und Lohn übergeben.

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30 Min. · kostenlos · ohne Vorbereitung

  • Kommt reinUpload & Scan, E-Mail
  • Du entscheidest beiZuordnung oder Unterschrift fehlt
  • Landet inERP & Lohn
Vorher → Nachher · Stunden- & Leistungsnachweise

Heute: viel Handarbeit.

  • Stundenzettel kommen auf Papier, als Foto oder zu spät ins Büro.
  • Jemand tippt Zeiten, Projekte und Tätigkeiten von Hand ins ERP.
  • Fehlende Unterschriften verzögern Abrechnung und Lohn.
  1. Zettel aus dem FirmenwagenStundenzettel kommen freitags ins Büro – zerknittert, mit Kaffeerand von Hand
  2. Handschrift entziffernIst das eine 7 oder eine 1? Zeiten werden entziffert und abgetippt von Hand
  3. Projekt: „wie gestern“Baustelle fehlt oder heißt „wie gestern“ – Zuordnung aus dem Kopf von Hand
  4. Der Unterschrift hinterherBauleitung wird angerufen, der Zettel geht per Hauspost zurück von Hand
  5. Zweimal tippen: Projekt, LohnStunden ins Projekt getippt – und für die Lohnabrechnung nochmal von Hand

Beispiel: Regiebericht SZ-2026-1046 für Seidl Bau GmbH – wartet auf Bearbeitung

Individuell

Beschreiben statt programmieren.

So baut der XFLOWLY Agent den Flow „Stunden- & Leistungsnachweise“ – im Gespräch, getestet mit einem Beispielbeleg. Deine Regeln, deine Systeme.

Stunden- & LeistungsnachweiseEntwurfÜbersichtSonderfälle
Anweisungen
Der Flow entsteht, während du beschreibst.

Beispiel mit synthetischen Daten – im Gespräch zeigen wir es an deinem eigenen Beleg.

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Deine Systeme

Arbeitet mit dem, was du schon hast.

Von SAP bis zur Excel-Liste: XFLOWLY dockt an deine Systeme an und ersetzt keines. Hervorgehoben sind die, die bei Stunden- & Leistungsnachweisen typischerweise mitspielen.

S/4HANAECC / R/3Business OneBusiness CentralDynamics 365Navisionabas ERPproALPHAInforOracleOdooweclappXentralWawiSage
DATEVNTCSLexwareRZLDiamantSalesforceHubSpotPipedriveShopwareShopifyMagentoDocuWared.velopELOM-Files
SharePointOneDriveOutlookExchangeTeamsGmailExcelGoogle SheetsServiceNowJiraZendeskFreshdeskPersonioSuccessFactors

Und alles ohne großen Namen:CAQ-SystemMESZeiterfassungLohnsoftwareREST & ODataSQL-DatenbankSFTP & NetzlaufwerkPortal ohne APIEigenbau

Dein System ist nicht dabei? XFLOWLY dockt trotzdem an – per Schnittstelle, Datenbank, Datei oder direkt über die Oberfläche. Ersetzt wird nichts.

Anbindung im Gespräch prüfen
Erfahrung eingebaut

Typische Herausforderungen – von Anfang an eingeplant.

Was bei Stunden- & Leistungsnachweisen im Alltag gern schiefgeht, kennen wir aus der Praxis. Der Flow fängt es ab.

Beleg & Format

Ist das eine 7 oder eine 1? Handschrift mit Durchstreichungen.

So fängt es der Flow ab

Handschrift wird gelesen, Korrekturen erkannt, unsichere Werte mit Ausschnitt zur Bestätigung markiert.

Was der Flow abdeckt

  • Stundenzettel und Regieberichte als Foto, Scan oder PDF übernehmen
  • Person, Datum, Zeiten, Pausen und Tätigkeit erfassen – auch handschriftlich
  • Projekt, Auftrag und Kostenstelle zuordnen
  • Überschneidungen, Pausen und fehlende Unterschriften prüfen
  • Stunden an Projektabrechnung und Lohn übergeben
Beispiel aus der Praxis · Personalleasing

Handschriftliche Stundenzettel aus dem Kundeneinsatz – Lohn und Kundenrechnung sind zwei Tage früher fertig.

  • Personalleasing
  • Personaldienstleister
  • ≈ 900 Mitarbeitende im Kundeneinsatz
  • 6 Niederlassungen
  • ≈ 3.600 Stundenzettel pro Monat

  1. 1Ausgangslage

    Die Mitarbeitenden reichten wöchentliche Stundenzettel ein – als Foto, Scan oder Papier, handschriftlich und vom Kunden abgezeichnet. Die Disposition tippte sie für Lohn und Abrechnung ab; fehlende Unterschriften fielen oft erst bei der Rechnung auf.

  2. 2Umsetzung

    • Stundenzettel kommen per Foto, E-Mail oder Scan; Handschrift, Kürzel und Korrekturen werden gelesen.
    • Jede Zeile wird Person und Kundeneinsatz zugeordnet; Pausen- und Arbeitszeitregeln werden geprüft.
    • Fehlende Kundenunterschriften oder Überschneidungen gehen mit Bildausschnitt an die Niederlassung.
    • Geprüfte Zeiten gehen an Lohnsoftware und Fakturierung – je Kunde mit den vereinbarten Zuschlägen.

    AngebundenZeiterfassungLohnsoftwareDATEV

  3. 3Ergebnis

    • ≈ 70 %laufen ohne manuellen Eingriff durch
    • ≈ 210 Std.weniger Handarbeit pro Monat
    • 2 Tage frühersind Lohnabrechnung und Kundenrechnungen fertig

    Zeitgewinn gerechnet mit 5 Min. Handarbeit pro Vorgang vorher.

ProjektverlaufLive nach 5 Wochen

  1. Woche 1WorkshopZuschläge, Pausenregeln und Vorgaben der Kunden gesammelt.
  2. Wochen 2–4Test mit echten BelegenStundenzettel aus drei Wochen parallel erfasst und verglichen.
  3. ab Woche 5LiveLive Niederlassung für Niederlassung.
Gut zu wissen

Typische Fragen zu Stunden- & Leistungsnachweisen.

Rainer GruberAlexander TraxlerReinhard SchnetzingerDeine Frage ist nicht dabei?

Frag direkt das Gründerteam – im Gespräch oder kurz per E-Mail.

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office@xflowly.com

Ja. Der Flow liest eure Stundenzettel und Regieberichte so, wie sie heute aussehen – vorgedruckt, als Excel-Ausdruck oder frei geschrieben. Eine neue Vorlage braucht es dafür nicht.

Gut lesbare Einträge laufen durch. Unsichere Werte werden mit dem Ausschnitt aus dem Foto markiert und zur Bestätigung vorgelegt – geraten wird nicht.

Doppelerfassungs- und Zeitüberschneidungsprüfung finden überlappende Zeiteinträge und einen Rapport, der doppelt eingereicht wurde. Der An-/Abwesenheitsabgleich erkennt eine Leistung während eingetragener Abwesenheit, der Soll-Ist-Stundenabgleich Abweichungen vom Plan. Dazu kommen Pausenprüfung, Auftragszuordnungsprüfung, Tätigkeitsabgleich und Unterschriftenkontrolle.

Der Flow prüft die Abrechenbarkeit: abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit, Verrechnungssätze und Fahrtzeit – falsch verrechnete Fahrtzeit fällt auf. Der Materialnachweisabgleich ordnet Material dem Auftrag zu, Material ohne Auftragsbezug wird markiert. Fehlt die Kundenfreigabe, wartet die Leistungsfreigabe. Ob Regiebericht im Handwerk, Montagebericht, Servicerapport oder Leistungsnachweis im Projektgeschäft: Die Regieprüfung läuft gleich.

Ja, aber getrennt: Arbeitszeitaufzeichnung, Lohnabrechnung und Kundenabrechnung haben verschiedene Zwecke und Regeln. Für die Arbeitszeit prüft der Flow Tages- und Wochenstunden, Pausen und Ruhezeit nach deinen Vorgaben; für den Lohn ordnet er Lohnarten zu und holt die Überstundenfreigabe ein. Korrekturen brauchen eine Korrekturfreigabe, der Genehmigungsstatus ist jederzeit sichtbar.

Dafür ist der Flow gebaut. Jeder gelesene Wert bleibt mit dem Originalbeleg verbunden, und Prüfregeln gleichen ihn mit deinem ERP ab. Bei Abweichungen, fehlenden Daten oder unklaren Zuordnungen entsteht eine Aufgabe für die zuständige Person – mit Beleg, Vergleich und Entscheidungsoptionen. Danach läuft der Vorgang an derselben Stelle weiter. Werte, die nicht im Beleg stehen, werden nie erfunden.

Du entscheidest: in der XFLOWLY Cloud auf einer eigenen virtuellen Maschine bei Google Cloud in Frankfurt – oder auf deinem eigenen Server (On-Premises) unter Windows oder Linux. Gespeicherte Daten sind mit AES-256 verschlüsselt, Zugangsdaten zu deinen Systemen zusätzlich in einem eigenen Secret-Vault. Alle Details stehen im Sicherheits-Factsheet auf der Plattformseite.

Einfach: Nach drei Monaten Mindestlaufzeit ist XFLOWLY monatlich kündbar, mit 14 Tagen Frist. Wenn du XFLOWLY beendest, stellen wir einen vollständigen Export bereit – Dokumente, Ergebnisse und deine Flow-Definitionen in maschinenlesbaren Formaten, 30 Tage abrufbar und ohne Zusatzkosten. Danach wird deine Umgebung gelöscht.

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Weitere Use Cases

Reisekosten & SpesenHotel-, Bahn-, Tank- und Bewirtungsbelege erfassen, nach Reiserichtlinie prüfen und an die Buchhaltung übergeben.EingangsrechnungenRechnungen erfassen, mit Bestellung und Wareneingang abgleichen, freigeben und buchen.AuftragsbestätigungenLieferanten-ABs mit Bestellungen vergleichen – Preise, Mengen und Termine.

Prozesse, die sich selbst erledigen.

Ein Gespräch, dein echter Prozess, keine Vorarbeit. Danach weißt du, was XFLOWLY in deinem Unternehmen leisten kann.

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